会社が従業員の食事代を負担するとき、経費にできるかどうかで迷うことはありませんか。実は、目的や金額によって税務上の取り扱いが大きく変わります。ルールを間違えると給与として課税されてしまう注意点もあるため、正しい知識を身につけることが大切です。この記事では、会社が従業員の食事代を負担するときの具体的な条件や勘定科目についてわかりやすく解説します。
会社が従業員の食事代を負担するときの原則と注意点
会社が従業員の食事代を負担する場合、その費用が事業に必要不可欠なものであるかどうかが重要になります。ここでは、基本的な考え方と注意点について詳しく見ていきましょう。
原則として個人の食事代は経費にできない
従業員が個人的に食べる日々のランチ代などは生活費とみなされるため、原則として会社の経費にすることはできません。事業と直接関係のない費用を会社が負担した場合は、従業員への給与として扱われます。給与とみなされると所得税の課税対象になるため、注意が必要です。
経費にできる食事代の条件とは
食事代を経費として処理するためには、事業に関連する目的があることが条件です。例えば、取引先との打ち合わせを兼ねたランチや、全従業員を対象とした忘年会などが該当します。また、従業員の昼食代を会社が一部負担する場合でも、国が定めた具体的な金額や割合のルールを満たせば、福利厚生費として非課税で処理することが可能です。
役員や従業員に課税されるリスクに注意
食事代を会社が負担したものの、経費の要件を満たしていないと判断された場合、その費用は現物給与として扱われます。現物給与になると、従業員や役員の所得税や住民税が増えるだけでなく、源泉徴収の漏れとして税務調査で指摘されるリスクがあります。ルールに基づいた適切な運用が求められます。
従業員の食事代を経費にするための主な勘定科目
会社が従業員の食事代を負担したとき、状況によって使う勘定科目が変わります。それぞれの特徴と注意点を確認しましょう。
| 状況 | 勘定科目 |
|---|---|
| 全従業員対象の慰労・所定の要件を満たす昼食補助 | 福利厚生費 |
| 取引先との1人10,000円以下の打ち合わせ | 会議費 |
| 取引先との接待・1人10,000円超の飲食 | 交際費 |
| 出張時の宿泊費に含まれる朝食など | 旅費交通費 |
福利厚生費として処理するケース
全従業員を対象とした新年会や忘年会などの食事代は、福利厚生費として処理できます。ただし、一部の従業員だけが参加する高額な食事会は給与とみなされる可能性があります。また、従業員の昼食代を会社が負担する場合も、後述する一定の条件を満たせば福利厚生費として認められます。
会議費として処理するケース
取引先との打ち合わせや、社内での会議に際して提供されるお弁当や飲み物代は、会議費として経費計上します。会議費として認められるためには、1人あたりの金額が10,000円以下であることが求められます。会議の実態があることを証明するために、議事録や参加者を記録しておくことが大切です。
交際費として処理するケース
取引先を接待するための食事代で、1人あたりの金額が10,000円を超える場合は交際費となります。交際費は法人の規模によって経費にできる上限が定められています。資本金1億円以下の中小企業であれば、年間800万円まで、あるいは接待飲食費の50パーセントのどちらか有利な方を選んで経費にできます。
福利厚生費として食事代を非課税にするための具体的な要件
従業員の昼食代などを会社が負担するとき、給与として課税されないためには2つの要件を両方ともクリアする必要があります。この注意点をしっかり押さえておきましょう。
従業員が食事代の半分以上を負担していること
最初の要件は、食事の費用のうち半分以上を従業員自身が負担していることです。例えば、1食あたり600円のお弁当を会社が手配する場合、従業員は300円以上の代金を支払う必要があります。会社が全額を負担してしまうと、全額が給与として課税されてしまいます。
会社負担額が1か月あたり3,500円以下であること
もう一つの要件は、会社が負担する金額が1か月あたり税抜き3,500円以下に収まることです。もし1か月の会社負担額が4,000円になってしまった場合、超過分の500円だけではなく、負担した4,000円全額が給与として課税されてしまうので、計算には十分な注意が必要です。
現金での支給は原則として給与課税される
昼食代の補助を現金でそのまま支給してしまうと、使い道が食事以外にもなり得るため、金額にかかわらず全額が給与として課税されます。会社がお弁当業者に直接支払うか、社員食堂の運営費として負担するなど、現物で支給することが非課税の条件となります。
残業や深夜勤務時の食事代に関する注意点
通常の昼食とは異なり、残業や深夜勤務をおこなう従業員に対して会社が食事代を負担する場合には、特別なルールが設けられています。
残業や宿日直の食事代は全額会社負担が可能
従業員が通常の勤務時間を超えて残業をしたり、休日出勤や宿日直をしたりする際に、会社が夕食などを現物で提供する場合は、全額を会社負担としても給与として課税されません。この場合は福利厚生費として全額を経費にできます。ただし、常識的な金額の範囲内である必要があります。
深夜勤務者への夜食代の現金支給の特例
深夜勤務をする従業員に対して、会社がお弁当などの食事を提供することが難しい場合もあります。その場合に限り、1食あたり税抜き300円以下の現金を夜食代として支給するのであれば、給与として課税しなくてもよいという特例があります。300円を超えると全額課税されるため、金額の設定には注意しましょう。
出張中の食事代を負担するときの注意点
出張先での食事代については、普段の業務とは異なる経費精算の基準があります。出張ならではの注意点を確認しましょう。
旅費交通費規程に基づく日当や宿泊費込みの処理
出張先での個人の食事代は、原則として経費にできません。しかし、ホテル代に朝食が含まれている場合などは、全体を旅費交通費として処理することが一般的です。また、会社で旅費交通費規程を作成し、出張時の食事代などの諸経費をまかなうために1日あたり2,000円などの日当を定額支給している場合は、日当として経費計上が可能です。
出張中の取引先との会食の取り扱い
出張先で取引先と一緒に食事をした場合は、目的や金額に応じて会議費や交際費として処理します。1人あたり10,000円以下の商談を伴う食事であれば会議費、接待が目的であったり1人10,000円を超えたりすれば交際費となります。誰とどのような目的で食事をしたのか、必ず領収書の裏などにメモを残すよう注意点として従業員に伝えておきましょう。
まとめ
会社が従業員の食事代を負担するときの注意点として、目的や金額ごとのルールを正しく理解することが欠かせません。条件を満たせば福利厚生費や会議費として節税につながりますが、ルールを誤ると給与として課税されるリスクがあります。具体的な金額の基準や勘定科目の選び方を社内で徹底し、正しい経費処理を行いましょう。
参考文献
従業員の食事代負担に関するよくある質問まとめ
Q.会社が従業員の個人の食事代を負担した場合、経費になりますか？
A.個人的な昼食代は生活費とみなされるため、原則として給与課税されます。ただし、食事代の半分以上を従業員が負担し、会社の負担額が1か月あたり3,500円以下であれば、福利厚生費として非課税で処理できます。
Q.従業員の食事代を現金で支給することはできますか？
A.食事代の補助を現金で支給すると、原則として全額が給与として課税されます。給与課税を避けるためには、会社がお弁当業者に直接支払うなどの現物支給にする必要があります。
Q.取引先との打ち合わせ中の食事代はどの勘定科目になりますか？
A.打ち合わせを伴う食事代で1人あたり10,000円以下の場合は会議費として処理します。接待が目的の場合や、1人あたり10,000円を超える場合は交際費となります。
Q.残業時の夕食代を会社が負担する場合の注意点はありますか？
A.通常の勤務時間を超えた残業時に提供する食事は、常識的な金額の範囲内であれば全額会社負担としても給与課税されません。福利厚生費として処理が可能です。
Q.出張先での個人の食事代は経費として落とせますか？
A.出張中の個人的な食事代は原則として経費にできません。ただし、宿泊費に朝食代が含まれている場合は旅費交通費として処理するか、出張日当の中からまかなうのが一般的です。
Q.深夜勤務者に食事を用意できない場合、現金支給は可能ですか？
A.深夜勤務者に食事の現物支給が難しい場合に限り、1食あたり税抜き300円以下であれば現金で夜食代を支給しても給与として課税されない特例があります。
